Di artikel ini saya akan membahas tentang 7 prinsip kunci dalam meningkatkan produktivitas kerja anda.
7 Prinsip ini adalah rangkaian artikel Tips Produktivitas. Anda mungkin ingin mengikuti daftar artikel tips produktivitas dari awal di sini.
Hari ini produktivitas adalah hal yang begitu penting. Di tengah hiruk pikuk dunia digital, tak jarang orang terjebak dalam pola bekerja yang sibuk, tapi tidak produktif.
Bagaimana dengan anda? Apakah juga begitu?
Pertanyaannya kemudian, strategi KOENTJI seperti apa yang layak kita lakukan in shake of meningkatkan produktivitas kerja kita? Apa yang perlu dilakukan agar tidak terjebak dalam kubangan distraksi dunia 4.0?
Yuk, mari kita ulas sama-sama dengan santuy!
Apa itu Produktivitas Kerja?
Sebelum kita masuk lebih jauh, kita perlu paham dulu nih. Apa sih produktivitas itu?
Bukan apa-apa, semuanya agar jalan panjang kita menjadi terarah dan tidak sia-sia.
Menurut Wikipedia, produktivitas adalah rasio antara output kerja dengan input sumber daya yang kita kerahkan untuk melakukannya. Dengan kata lain, produktivitas itu adalah perbandingan antara seberapa banyak tenaga yang kita keluarkan dengan hasil yang kita dapatkan.
Kita dikatakan produktif kalau energi yang kita kerahkan lebih sedikit dibanding dengan output yang kita hasilkan.
Jadi jelas ya, di titik ini sibuk bukanlah ukuran produktivitas. Sebab semakin sibuk kita, artinya semakin banyak energi yang kita keluarkan. Sementara produktivitas, yang dilihat adalah hasil output nyata.
[su_note] “Produktivitas adalah perbandingan output yang dihasilkan dengan energi yang dikerahkan.
-Edward Rhidwan” [/su_note]
Apa Yang Bukan Merupakan Produktivitas?
Lantas apa yang bukan merupakan produktivitas?
Ada banyak pemikiran keliru orang-orang terkait produktivitas. Ada hal-hal yang kita anggap sebagai tolak ukur produktivitas, padahal bukan sama sekali.
Apa saja itu?
[su_list]
- Produktivitas tidak berarti bekerja lebih banyak
- Produktivitas tidak berarti bekerja lebih keras
- Produktivitas tidak berarti mengelola waktu (Time Management)
The Death of Time Management
Kita semua punya jatah waktu yang sama. 24 jam sehari. Yang kemudian kita bagi dalam 3 zona. 8 jam kerja. 8 jam istirahat dan 8 jam waktu bebas.
Pertanyaanya, is that enough?
Dulu, kita dengan mudah bisa mengelola waktu seperti ini:
Dan kita dengan mudah bisa melakukannya. Namun hari ini apakah jadwal seperti di atas masih berlaku?
Faktanya, “Time management is dead!” Kata pakar produktivas, Dave Crenshaw.
Mengapa?
Permasalahannya, 8 jam yang kita alokasikan untuk bekerja itu, apakah benar-benar produktif?
Menurut survey yang dilakukan rescuetime.com, hanya 26% pekerja yang menyelesaikan tugas-tugas mereka di kantor sebelum pulang kerja.
Trus kerja selama 8 jam ngapain aja? Begitu pulang, kita kehabisan energi. Terjatuh seperti gorengan basah di kasur. Dan akhirnya gak punya waktu bercengkrama bersama anak istri.
Tapi ini bukan salah mereka. Kita memang tengah memasuki suatu kondisi dunia yang berbeda.
Laura Thomas, Trainer produktivitas dan Attention Management, menambahkan, “Kita hidup di era di mana time management sudah tidak lagi relevan. Time management dibuat untuk dunia yang sudah tidak eksis lagi.”
Tantangan Terbesar Generasi Millenial: Addiction to Distraction
Trus kalau kerja 8 jam tidak menghasilkan apa-apa, lantas apa yang menguras energi kita begitu banyak?
Para pakar menyebut ini sebagai Addiction to Distraction.
Kita kewalahan untuk mengarahkan fokus. Dan itu menguras energi kita habis-habisan.
Addiction to distraction, singkatnya adalah kesulitan fokus karekan ke-distract (teralihkan) konsentrasinya dengan hal-hal lain.
Apalagi kalau bukan smartphone. Dunia maya. Email notification, chat di grup WA yang gak lengkap rasanya kalo gak buru-buru dicek, belum lagi story IG yang menggoda untuk dipelototin, cuma sekedar untuk tahu kalau si Dian Sastro lagi liburan ke taiwan bareng keluarganya, facebook, twitter dan lain sebagainya.
Tantangan terbesar generasi millenial bukanlah soal kemalasan. Tapi kesulitan fokus.
Riset membuktikan, Sebanyak 52% pekerja mengakui terdistraksi dengan smartphone mereka pada saat bekerja.
“Addiction to distraction!” kata Robin Sharma, “Will be the death of your creative productivity!”
Prinsip KOENTJI meningkatkan produktivitas Kerja
Since produktivitas adalah tentang output dan sumber daya, maka dalam hal ini kita perlu paham prinsip utama dalam bekerja yang produktif.
Mindset produktivitas adalah kuncinya.
Ini jauh lebih penting daripada sekedar bekerja lebih banyak, ataupun tekhnik yang akan dilakukan dalam bekerja nanti.
Jadi mindset seperti apa yang layak digenggam demi meningkatkan produktivitas kerja yang kian terjerembab?
This: “Manage Your Energi. NOT time!”
Ini artinya, kita tahu kemana harus mengarahkan fokus dan perhatian ketika bekerja. Apa yang perlu dilakukan untuk mencegah terjadinya distraksi, dan kapan waktu untuk jeda, kapan waktu untuk full angage!
Energi management, adalah satu skill wajib yang kudu dimiliki oleh setiap generasi millenial jaman now. Kalau gak, mati kita!
Untuk mengelola energi dan meningkatkan produktivitas di kantor, ada beberapa tekhnik praktis yang sudah saya pelajari dan terapkan dalam pekerjaan saya.
Dan hasilnya sangat-sangat membantu. Produktivitas naik berkali-kali lipat dari sebelumnya. Plus, kita tetap bisa santuy tanpa harus kehabisan tenaga.
7 Teknik Praktis Untuk Mengelola Energi dan Meningkatkan Produktivitas di Kantor
- #1. Menjadwal Prioritas Menggunakan Eisenhower Metrix
- #2. Bekerja Pada Apa Yang Berdampak Menggunakan Prinsip 80/20
- #3. Bekerja Dengan Power ala BMW
- #4. Mendelegasikan Pekerjaan Pada Ahlinya
- #5. Menjaga Fokus Total dan Menghilangkan Distraction
- #6. Pahami Kapan Harus Jeda Dengan Teknik Pomodoro
- #7. 2 Minutes Rules Agar Ide dan Pekerjaan Terorganizir
Ketujuh teknik diatas sangat simple dan praktis. Sekarang, yuk kita bahas satu per satu.
#1. Menjadwal Prioritas Menggunakan Eisenhower Metrix
Kuncinya bukanlah memprioritaskan jadwal anda. Tetapi menjadwal prioritas anda.
Eisenhower adalah Presiden Amerika Serikat yang ke 34. Ia adalah salah satu orang paling produktif yang pernah hidup.
Pada masa pemerintahannyalah, internet (DARPA) pertama kali dilaunching. Penjelajahan angkasa (NASA) dan penggunaan energi atom sebagai sumber energi alternatif.
Sebelum menjadi presiden Eisenhower adalah Jendral bintang 5 di militer Amerika. Menjabat sebagai komandan perang pada masa perang dunia ke-dua di Eropa.
Prinsip produktivitas Eisenhower di kenal sebagai Eisenhower box (eisenhower metrix). Terbukti mampu meningkatkan produktivitas dalam menjadwal prioritas tugas-tugas yang harus dikerjakan.
Eisenhower metrix membagi tugas-tugas dan pekerjaan ke dalam 4 kolom. Yaitu;
- #Penting dan mendesak: tugas yang harus segera dikerjakan
- #Penting tidak mendesak: tugas yang dijadwalkan untuk dilakukan nanti
- #Mendesak tidak penting: tugas yang bisa diwakilkan pada orang lain
- #Tidak mendesak dan tidak penting: tugas yang harus dibuang.
Meski klasik, metriks ini sangat ampuh digunakan. Terutama di era distraction jaman now, justru makin ampuh.
#2. Kerjakan tugas yang paling berdampak dengan prinsip pareto
Prinsip produktivitas yang kedua adalah pareto. Atau yang dikenal sebagai metode 80/20.
Dalam hal apa saja, terutama dalam pekerjaan, prinsip pareto bekerja.
Prinsipnya sederhana; ada 20% tugas/pekerjaan yang memberikan dampak 80% pada karir. Begitupun sebaliknya. 80% pekerjaan hanya berdampak pada 20% karir.
Untuk lebih paham, saya akan berikan contoh dalam pekerjaan saya sebagai blogger. Dalam blogging, ada 20% aktifitas yang berdampak 80% pada kesuksesan ngeblog. Begitupun sebaliknya.
Dan menurut saya, 20% aktifitas yang berdampak 80% itu adalah konten. Menulis dan menyusun konten marketing, akan sangat berpengaruh pada kesuksesan blogging. Sementara hal-hal yang memakan waktu dan tenaga sampai 80% yang saya kerjakan berdampak hanya 20% saja, contohnya mengoptimasi on page seo, desain template blog, komentar blogwalking dan lain sebagainya.
Nah, tugas anda adalah menemukan aktifitas/pekerjaan kunci 20% yang berdampak pada kesuksesan karir anda 80%. Kemudian fokuslah ke situ.
#3. Bekerja dengan powerfull ala BMW.
BMW yang saya maksud di sini, bukanlah BMW perusahaan mobil. Tetapi BMW adalah suatu metode yang saya ciptakan untuk menggali potensi terbaik diri kita.
BMW adalah singkatan dari Bakat, Minat dan Watak. Itulah kekuatan terbesar kita dalam bekerja.
- ~Bakat: adalah potensi alamiah yang kit bawa sejak lahir. Tidak bisa dinafikan, bekerja dengan bakat alamiah kita membuat kita mampu bekerja lebih powerful.
- ~Minat: adalah pekerjaan yang kita cintai dan gemari. Banyak advis dari para pakar menjelaskan bahwa bekerja dengan minat (passion) sangat-sangat powerful. “Do what you love,” Kata Marsha Sinatar, “and the money will follow.“
- ~Watak: adalah karakteristik tersendiri kita dalam bekerja. Setiap kita memiliki preferensi tersendiri dalam bekerja. Dalam STIFIn, kita mengenal 5 mesin kecerdasan kita. Yakni Sensing, Thinking, Intuiting, Feeling, dan Insting. Masing-masing karakter ini memiliki cara bekerja dan mengelola informasi yang berbeda-beda. Nah, sudahkah anda menemukan mesin kecerdasan anda?
Kalau menurut anda BMW terlalu ribet dan tidak praktis. Begini saja. Bekerjalah sesuai dengan kemampuan dan karakteristik anda. Itu saja. Saya pikir anda pasti tahu diri anda sendiri.
#4. Team Work: Mendelegasikan Pekerjaan Pada Ahlinya.
Ini adalah salah satu kunci produktivitas.
kita tidak bisa melakukan semua hal untuk semua orang. Karena itulah kita melakukan teamwork. Bekerja sama.
Prinsip teamwork adalah agar semua orang melakukan pekerjaan sesuai kompetensinya. Nah, inilah pentingnya poin ketiga di atas.
Dalam bekerja anda tidak harus melakukan semua hal. Selain tidak produktif, itu menguras habis energi anda.
#5. Mencegah Distraction Total Fokus
Sebagaimana yang kita bahas diawal. Distraction adalah masalah utama pekerja millenial zaman now.
Karena itu, menghilangkan hal-hal yang bisa menyebabkan distraksi dan menghilangkan fokus adalah kuncinya.
ada beberapa hal yang bisa anda lakukan untuk mencegah distraksi (pengalihan fokus)
- Menjauhkan Smartphone.
- Mendengarkan musik instrumental
- Menguyah permen karet.
#6. Pahami kapan harus jeda dengan tekhnik pomodoro
Karena energi kita terbatas, maka itu kita harus punya teknik untuk management energi untuk me-recharge energi yang sudah habis.
Ini berarti anda harus tahu kapan mesti break jeda, kapan mesti kembali fokus total.
Menuerut riset, otak kita bekerja lebih baik pada awal dan akhir pekerjaan. Karena itu memperbanyak awal dan akhir akan bikin kita lebih produktif.
Jeda bukan berarti menghambat produktivitas. Justru akan meningkatkan produktivitas.
Salah satu tekhnik yang paling efektif dan populer untuk hal ini adalah dengan teknik pomodoro.
Teknik pomodoro, bekerja dengan membagi pekerjaan kedalam kerangka-kerangkan waktu 25 menit. Kemudian jeda selama 5 menit. Artinya, setiap bekerja 25 menit, kita mengambil jeda/istirahat 5 menit.
Teknik ini sangat efektif untuk menjaga fokus, dan me-maintain energi kita selama bekerja.
Pelajari tekhnik pomodoro lebih detail di sini.
#7. “2 Minutes Rule” Agar Ide dan Pekerjaan Terorganisir
2 Minutes Rule adalah teknik yang diperkenalkan oleh David Allen Dalam bukunya Getting Things Done!
Prinsipnya bekerja bahwa, jika sebuah pekerjaan membutuhakn waktu 2 menit atau kurang untuk dilakukan, maka segera kerjakan sekarang juga. Jika tidak, maka jadwalkan atau buang jika memang tidak penting.
Berikut contohnya:
Apakah Semua Tekhnik Ini Harus Dilakukan Untuk Meningkatkan Produktivitas?
Tidak mesti!
Tujuannya adalah menjadi lebih produktif di kantor. Mengaplikasikan semuanya secara bersamaan akan membuat anda kewalahan.
Alih-alih fokus pada output, anda menjadi terlalu berfokus pada prosesnya.
Cara terbaik adalah anda memilih 1 tekhnik dan mencoba mengaplikasannya pada pekerjaan anda. Kemudian ukur seberapa besar tekhnik itu berpengaruh untuk meningkatkan produktivitas anda.
Setelah berhasil, lanjutkan untuk menggunakan teknik yang lainnya.
[su_note] Penting: agar anda mempraktekkan 1 tekhnik sampai benar-benar menjadi kebiasaan. Pikiran bawah sadar butuh proses untuk merekam suatu cara untuk menjadi sebuah habit. [/su_note]
Kesimpulan
Ada banyak cara untuk meningkatkan produktivitas kerja di kantor, anda bisa mempraktekkan tekhnik ini dan itu. tetapi jika anda tidak bekerja dari prinsip dasarnya. maka semua akan percuma.
Prinsip pareto 80/20, juga berlaku dalam mindset produktivitas. Menurut Anthony Robbins, 80% kesuksesan ditentukan oleh faktor psikologis (mindset), dan 20% oleh faktor tekhnis.
So, semoga artikel ini berguna. Selamat mempraktekkan. Selamat menigkatkan produktivitas.
